Обязанности:
Контроль за состоянием и готовностью (наличиние флипчартов, блокнотов для флипчартов, пишущих предметов), а так же бронирование переговорных комнат для проведения встреч, отслеживание количества расходных материалов (бумага, маркеры, фломастеры и т.п,), организация заявки на пополнение.
Составление расписания автобусов для сотрудников, утверждение графика движения и маршрутов автобусов с ответственным исполнителем транспортной компании.
Ведение учета рабочего времени водителей, координация работы водителей в соответствии с присланными заявками от сотрудников офиса. Составление запросов по заполнению формы оценки безопасного вождения водителей. Оформление служебных записок на работу в выходной день.
Осуществление заказов талонов на такси, ведение списка сотрудников, использующих талоны, ведение и учет заявок на такси
Отслеживание своевременного поступления счетов от поставщков транспортных услуг, почтовых, курьерских, спортивных услуг, проверка их корректности, отслеживание статуса дальнейшей оплаты. Предоставление ежемесячной информации по счетам за транспорт, питание сотрудников. Создание документов в SAP, Maximo, предоставление информации для отчетов по расходам за период.
Контроль за организацией кофе-брейков и дополнительних обедов для гостей фабрики, учет заявок на обеды и кофе-брейки. Составление списков сотрудников для обеспечения питанием в столовой и составление отчетов по питанию.
Осуществление приема заявок на ремонт оргтехники, базу ее технического состояния.
Создание приказов на командировку сотрудников и командировочные удостоверения.
Осуществление отправки и приема факсов, отправки корреспонденции и посылок почтовой курьерской службой, регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
Два раза в год осуществление продления подписки периодических изданий.
С
воевременным обновление информации в телефонном справочнике компании.